Camila, coach executiva com anos de prática, monta a aplicação pra credencial PCC pela trilha Portfolio e abre a pasta com o material que separou pra enviar. Duas coisas ficam lado a lado na tela: um vídeo do Zoom de 340 megabytes, o rosto dela e o do cliente lado a lado, barra de ferramentas da chamada ainda visível no canto superior, e a transcrição que pediu pra um assistente de IA genérico gerar, um parágrafo só, sem quebra entre uma fala e outra, sem hora marcada em lugar nenhum.
Nenhuma das duas coisas bate com o que o guia descreve. O vídeo é vídeo, e a ICF pede só áudio. O arquivo passa dos 95 megabytes que o guia permite. A transcrição, mesmo se estivesse perfeita palavra por palavra, não separa o que ela disse do que o cliente disse, e não tem uma marcação de tempo sequer. Camila não é a primeira pessoa a chegar até essa pasta achando que "gravei a sessão e mandei transcrever" já resolve o pacote. O formato que a ICF pede é mais específico do que isso, e está escrito, item por item, nos dois documentos que orientam quem está na reta final do PCC ou do MCC.
Os requisitos abaixo saem dos Candidate Guides de PCC e MCC da ICF, o do PCC revisado em maio de 2026, conferidos em agosto de 2026. Regra de credenciamento muda com o tempo: confira a versão vigente direto no site da ICF antes de fechar o pacote.
É prova técnica de banca, não é a sessão em si
O jeito mais fácil de entender essa lista é pensar numa prova técnica de banca. Existe o conteúdo, o que o coach sabe fazer numa sessão, e existe o gabarito de formato, como aquele conteúdo precisa chegar até quem avalia. A ICF separa essas duas coisas no próprio guia: uma seção chama "Recording Requirements", outra "Transcript Requirements", e só depois delas vem "Assessment of the Performance Evaluation", a parte que fala em competência de fato (ICF, PCC Candidate Guide, p.14-15). A ordem do documento já é uma pista. Primeiro o formato. Depois o conteúdo.
Quem precisa desse formato: PCC e MCC, trilha Portfolio
A exigência de duas gravações com transcrição aparece nos dois candidate guides, PCC e MCC, na mesma seção e com o mesmo texto. Quem se aplica pela trilha Portfolio envia duas gravações com transcrição de sessões de coaching, avaliadas por assessors treinados da ICF. A sessão precisa ser uma sessão de coaching genuína, conduzida em tempo real com um cliente regular, e o uso de qualquer tipo de roteiro de coaching pra essa avaliação é proibido, e pode levar à negação da credencial ou a outra medida disciplinar (ICF, PCC Candidate Guide, seção Performance Evaluation Format and Requirements, p.14; ICF, MCC Candidate Guide, mesma seção, p.14).
Este checklist cobre a trilha Portfolio, no PCC e no MCC. O guia do ACC é documento próprio e não foi conferido nesta apuração, então as exigências dele precisam ser checadas na fonte correspondente.
A régua pra chegar até aqui já é alta. Na trilha Portfolio, o PCC pede 125 horas ou mais de formação específica em coaching e 500 horas ou mais de experiência com cliente, sendo pelo menos 450 pagas, pelo menos 50 dentro dos 18 meses antes da submissão, e no mínimo 25 clientes diferentes, além de 10 horas de mentor coaching, sendo pelo menos 3 individuais (ICF, PCC Candidate Guide, tabela Application Option Table, p.10). É muita hora de trabalho pra deixar a avaliação travar num detalhe de arquivo.
Checklist da gravação
Oito pontos, e a maioria some quando alguém grava direto pelo Zoom ou pelo Teams e só se preocupa com o formato depois.
- Duas gravações completas. A ICF pede duas, não uma, cada uma com sua própria transcrição, avaliadas em conjunto pelos assessors (PCC Candidate Guide, p.14).
- Sessão real, com cliente regular. Tem que ser uma sessão de coaching genuína, em tempo real, não uma simulação com roteiro. Usar qualquer roteiro de coaching pra essa avaliação é proibido e pode levar à negação da credencial (mesma fonte).
- Sessão completa, sem edição. O guia pede a gravação de uma sessão completa e não editada.
- Entre 20 e 60 minutos. A ICF não pontua a sessão além da marca de 60 minutos, então gravar mais tempo do que isso não ajuda a avaliação (Recording Requirements, p.14).
- Só áudio, sem vídeo nem imagem. É aqui que a maioria dos arquivos gravados numa chamada de vídeo tropeça: o guia aceita só arquivo de áudio, sem vídeo e sem imagem (mesma fonte).
- Formato: MP3, WMA, MP4 (áudio) ou M4A. Outros formatos não são aceitos, e o arquivo precisa ser só áudio, então um MP4 com vídeo não serve mesmo estando na lista de extensões.
- Um arquivo único, até 95 MB. Não dá pra dividir a sessão em duas partes. Se o arquivo passar do limite, o guia orienta usar uma taxa de bits mais baixa, não fatiar a gravação.
- Nome do arquivo só com letras e números. Sem caractere especial no upload, tipo barra, exclamação, arroba, cifrão, porcentagem ou sinal de mais (PCC Candidate Guide, p.14-15).
O erro mais comum é o de Camila: gravar pelo recurso nativo do Zoom, Teams ou Meet e submeter esse arquivo direto. Essas gravações costumam sair em vídeo, às vezes acima de 95 MB, e nenhuma das duas coisas bate com o que o guia pede pra sessão. Extrair só o áudio, num formato aceito, é um passo à parte, que precisa acontecer antes de montar o pacote.
Checklist da transcrição
Seis pontos, e aqui a maioria dos erros vem de transcrição feita por ferramenta genérica de reunião, pensada pra registrar quem falou o quê numa call de trabalho, não numa sessão de coaching pra credencial.
- Literal, palavra por palavra. A transcrição precisa ser um registro literal da sessão, no idioma em que ela foi conduzida (o que o guia chama de verbatim). Se a ICF não oferecer avaliação no idioma da sessão, o guia pede a transcrição no idioma falado mais uma tradução pro inglês (Transcript Requirements, p.14).
- Quem fala, a qualquer momento. A transcrição precisa indicar quem está falando, coach ou cliente, em qualquer ponto da conversa.
- Falas em linhas separadas. As falas do coach e as do cliente ficam em linhas separadas da transcrição, não misturadas num parágrafo corrido (mesma fonte).
- Timestamp a cada troca de falante. A marcação de tempo entra a cada vez que a fala muda de coach pra cliente ou de cliente pra coach, não só no início da sessão (Transcript Requirements, p.15).
- Só documento Word. O guia aceita a transcrição apenas como .doc ou .docx. Nenhum outro formato de arquivo entra, isso inclui PDF, TXT ou uma página do Google Docs compartilhada.
- Sem imagem, sem anotação. O documento não pode ter imagem nem nota dentro dele (mesma fonte).
O guia trata formato e conteúdo em seções separadas: Recording Requirements, Transcript Requirements e, só depois, Assessment of the Performance Evaluation.
Consentimento por escrito, antes de gravar
Existe uma exigência que não está nas duas listas acima porque vem antes delas. A ICF exige que, antes de gravar um cliente, o coach tenha a permissão dele por escrito pra usar aquela sessão na performance evaluation. A página oficial da ICF sobre avaliações de desempenho diz que submeter a gravação sem essa permissão viola o Código de Ética da ICF, e pode resultar em negação da credencial ou outra medida disciplinar (ICF, Performance Evaluations in ICF Credentialing Process, consultado em agosto de 2026).
Isso é uma etapa própria, separada de qualquer ferramenta usada pra gravar ou transcrever. Nenhum software resolve isso sozinho, incluindo o Verter: a permissão é obtida pelo coach antes da sessão, não gerada automaticamente por quem grava. A própria federação disponibiliza um modelo pra isso, o "Release of Confidential Information template", na mesma página de requisitos (ICF, Performance Evaluations in ICF Credentialing Process).
Vale separar duas réguas que costumam ser confundidas, porque a diferença entre elas muda o trabalho do dia a dia. A permissão escrita cobrada aqui é regra da ICF, entidade privada com exigência própria para submissão de credencial. A LGPD trata do assunto por outro caminho: o caput do art. 8º fala em consentimento "fornecido por escrito ou por outro meio que demonstre a manifestação de vontade do titular" (Lei 13.709/2018, planalto.gov.br). Ou seja, a gravação que vai virar material de avaliação segue a régua mais estreita, a da federação; a conversa comum de trabalho está sob a régua da lei, que é mais larga. O panorama de LGPD e transcrição de reunião abre esses parágrafos um a um.
Taxas da trilha e prazo de avaliação
Pela tabela de taxas de 2026 da trilha PCC Portfolio, a análise da aplicação junto com os exames sai em USD 750 pra quem é associado ICF ou USD 900 pra quem não é. Se a Performance Evaluation não passa e é preciso enviar gravação nova, a taxa por gravação é de USD 150. Refazer o exame custa USD 105. A recertificação, a cada três anos, custa USD 175 ou USD 275 (ICF, PCC Candidate Guide, tabela Application Fees, p.13).
| Item | Valor (USD) |
|---|---|
| Análise da aplicação + exames, associado ICF | 750 |
| Análise da aplicação + exames, não associado | 900 |
| Nova gravação, em caso de reprovação | 150 |
| Refazer o exame | 105 |
| Recertificação, a cada 3 anos | 175 ou 275 |
Valores da trilha PCC Portfolio, conferidos no Candidate Guide revisado em maio de 2026, consultado em agosto de 2026. Taxa de credenciamento muda: confira o valor vigente antes de pagar.
O resultado, depois de submetido, demora entre 4 e 6 semanas pra sair, e passar depende da maioria dos assessors reconhecer, nas duas gravações, uso efetivo das competências centrais da ICF no nível PCC, alinhado ao Código de Ética (ICF, PCC Candidate Guide, seção Assessment of the Performance Evaluation, p.15). Uma nova tentativa custa USD 150 por gravação. Material fora do formato descrito custa tempo e dinheiro, e a única forma de saber o que se aplica ao seu caso é perguntar direto à ICF.
Como organizar a sessão pra já sair perto do formato
Nenhuma ferramenta de transcrição entrega o pacote pronto pra credencial. O que dá pra fazer é reduzir a distância entre o que sai da sessão e o que o guia pede, principalmente do lado da transcrição, que é onde mora a maior parte dos seis pontos acima.
O Verter transcreve a sessão em tempo real, sem bot entrando na chamada. A captura é local, pelo áudio do próprio computador, microfone mais o som do sistema, mas o áudio segue por streaming pra Deepgram (EUA) e a transcrição vai pra OpenAI (EUA) pra gerar os insights e a ata. O caminho completo está em onde ficam os dados de transcrição de reunião. Enquanto a sessão acontece, uma janela privada, que só quem está conduzindo enxerga, vai mostrando compromissos e pontos de atenção no momento em que aparecem na conversa. É útil pra prática de coaching de um jeito mais amplo, fora do que a ICF exige pra credencial.
Prazo ajustado para quinta-feira, confirmado por ambas as partes.
Orçamento foi mencionado 3 vezes. Pode ser uma objeção não dita.
Pro lado que interessa à credencial, dois pontos importam. Primeiro, separar coach de cliente por linha, os pontos 2 e 3 da lista de transcrição, depende de speaker labeling, e esse recurso vem desligado no plano Free: sem ele, a transcrição não distingue quem falou. Ele está incluso nos planos Pro (R$249,99/mês, ou R$199,99/mês no plano anual) e Business (R$249,99 por licença/mês, mínimo de 3 licenças).
Segundo, a tela de detalhe da sessão tem um botão "Copiar", que copia a transcrição já formatada linha a linha, no padrão [minuto:segundo] nome do falante: texto. Isso cobre boa parte dos pontos 2, 3 e 4 da lista de transcrição de uma vez, porque cada linha já sai com o falante identificado e com hora marcada, inclusive quando o mesmo falante continua na fala seguinte. Não existe hoje um botão de "exportar transcrição em Word" pronto pra submissão. O que existe é esse texto copiado, que ainda precisa ser colado num documento Word, revisado e, se fizer sentido, ter os nomes trocados por "Coach" e "Cliente".
A Verter também tem um modelo de "Registro de sessão de coaching" pronto em Modelos de reunião, pensado pra acompanhamento de processo entre sessões (acordo da sessão, insights, compromissos, retomada), não pra pacote de credencial. O próprio texto do modelo avisa: "Confirme os requisitos de registro, gravação e consentimento direto na sua entidade certificadora antes de usar isto para submissão." Ele também se descreve como "um modelo de organização, não um documento oficial de nenhuma credencial". Serve pra manter histórico entre sessões, não substitui a transcrição verbatim que a ICF pede. Se o que você quer é entender a lógica de template de ata por trás disso, o post sobre modelos de template de ata de reunião cobre o esqueleto geral.
Pra comparar como o Verter se posiciona ao lado de outras ferramentas de transcrição e insight em tempo real, o comparativo completo é o post Verter vs Otter, Fireflies, tl;dv e Fathom.
O que fica por sua conta
Vale ser direto sobre o que fica de fora. A transcrição do Verter é saída de reconhecimento de fala, não uma garantia de texto literal. Assim como qualquer motor do tipo, ela erra palavra, principalmente em nome próprio e termo técnico, e revisar linha por linha antes de submeter não é opcional. A ICF também não homologa ferramenta nenhuma: o guia descreve o formato que a transcrição final precisa ter, não valida de antemão o software usado pra chegar lá.
O lado da gravação, duração entre 20 e 60 minutos, arquivo só de áudio, formato aceito, tamanho até 95 MB, é um requisito sobre o arquivo de áudio da sessão, que normalmente vem do próprio software de chamada ou de um gravador à parte. É um trabalho separado da transcrição, e continua por conta de quem organiza o pacote.
Sessão de coaching carrega conteúdo sensível, às vezes mais do que uma reunião de trabalho comum. Se a pergunta for por onde o áudio e a transcrição passam antes de virar esse texto que você copia, vale ler o levantamento sobre onde ficam os dados de transcrição de reunião, que mapeia isso pra transcrição de reunião de um jeito geral.
